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A Comunicação Oficial estabeleceu-se como forma de registrar, analisar, avaliar, controlar e dinamizar diferentes processos e procedimentos da Administração Pública, permitindo que diversos segmentos atuem de forma harmoniosa, dando continuidade a planos e projetos e mantendo a memória da organização.

Apresenta, como único emissor, o Serviço Público, representado por diferentes setores, e, como receptor, o próprio Serviço Público (quando as informações são dirigidas de um órgão a outro) ou o conjunto de cidadãos ou instituições (o público).

Abrange tanto a produção escrita (atos administrativos, comunicações oficiais e atos normativos), divulgada ou publicada em meio competente, quanto a produção oral (palestras, reuniões, congressos, entrevistas e videoconferências), a cada dia mais valorizada em função dos princípios da moderna Administração Pública.

Quanto ao direcionamento e fluxo da informação, pode ocorrer a comunicação horizontal, transmitida por pessoas ou unidades de mesmo nível, a comunicação descendente, do nível superior para o inferior, e a comunicação ascendente, do nível inferior para o superior. Veiculada, interna ou externamente, a Comunicação Oficial precisa adequar-se, ainda, a critérios e normas de documentação e publicação, com o objetivo de padronizar a produção textual no âmbito do Serviço Público.

Como decorrência do contexto da Administração Pública, deve caracterizar-se pela impessoalidade, clareza, concisão, correção, formalidade e uniformidade que garantem a compreensão da mensagem oficial.

O respeito a esses critérios visa a construir uma imagem institucional, identificável na formatação dos documentos e no tratamento criterioso da informação.

A padronização não se deve ser confundida, no entanto, com modelos fixos de mensagens que acabam limitando o processo de elaboração textual e enrijecendo a expressão.

Como o assunto é de interesse institucional, existe, ainda, uma natural restrição do universo temático das Comunicações Oficiais. A neutralidade surge, assim, como conseqüência, já que as mensagens são emitidas em nome do Serviço Público, por seus legítimos representantes. Mesmo quando as informações dependem de uma avaliação técnica ou jurídica, as opiniões devem ser fundamentadas criteriosamente, com base no conhecimento específico aplicado ao contexto público, observando-se os princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência, apontados no art. 37 da Constituição Federal.

Apesar de a formalidade e a padronização constituírem requisitos indispensáveis à uniformização dos atos oficiais, facilitando a comunicação administrativa, ao estabelecerem parâmetros de formatação, critérios de hierarquia e definição de canais adequados à expressão de fatos circunstanciados em que se baseiam os agentes públicos no desempenho de suas funções, a Comunicação Oficial não se restringe a esses conceitos.

Como o texto no contexto público é destinado a informar, acompanhar, controlar e dinamizar as funções administrativas, é fundamental programar-se para um exercício consciente e apropriado, em que formatos e padrões constituem, apenas, um dos lados da questão. Diante dos desafios apresentados na atualidade, cumpre desenvolver, paralelamente, uma visão crítica, capaz de expor idéias, propor soluções e atingir resultados.