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No texto organizacional, deve-se observar, além da correção, as qualidades de clareza, precisão, concisão, coesão e coerência, indispensáveis à codificação e decodificação da mensagem.

A correção é compreendida como a forma de expressar-se segundo os padrões gramaticais da norma culta, exigência do texto formal. Em função dessa especificidade, deve-se respeitar a Morfologia, a Semântica, a Sintaxe, a Ortografia, a Ortoepia, a Prosódia e a Pontuação, cujos conceitos direcionam a expressão adequada ao contexto e à finalidade do ato de comunicação.

Do ponto de vista gramatical, deve o redator estar atento ao processo dinâmico da linguagem que, periodicamente, atualiza as regras segundo o uso. Em vista disso, deve analisar, principalmente, os aspectos de Concordância, Regência e Crase, considerados os mais críticos e mais facilmente identificados no processo da expressão. O domínio da Pontuação representa outro desafio, pois o emprego dos sinais se prende a critérios sintáticos que garantem a inteligibilidade do texto e a rapidez da decodificação, desejável no mundo contemporâneo. Quanto ao vocabulário, recomenda-se empregar palavras e expressões atuais, ao alcance do leitor, dentro do registro culto.

Como um texto pode estar gramaticalmente correto, mas não cumprir o seu papel, é essencial respeitar as demais qualidades, obtidas com estratégias e recursos lingüísticos que permitem a articulação de idéias e correspondentes estruturas, de forma a criar um texto compreensível e harmonioso.

› Clareza
Significa, em comunicação, ser compreendido sem dificuldade. Para que haja clareza, torna-se indispensável refletir sobre o ato comunicativo, sem perder de vista o leitor, considerando seu grau de compreensão e sua capacidade de decodificar a mensagem.

Obtém-se clareza:
 ordenando as idéias e as palavras;
 usando, de preferência, períodos curtos e médios e ordem direta, em vez de períodos longos e intercalações excessivas;
 respeitando a sintaxe;
 escolhendo vocabulário acessível ao receptor;
 evitando exibicionismo verbal, preciosismo e erudição;
 substituindo “chavões” e modismos;
 rejeitando a pobreza vocabular, a repetição de formas e frases desgastadas;
 fugindo da gíria e do coloquialismo;
 utilizando termos técnicos somente quando forem indispensáveis;
 eliminando ambigüidade e cacofonia;
 pontuando adequadamente o texto;
 compondo o texto sem acúmulo de fatos, opiniões ou aspectos.

› Precisão
Significa empregar a forma ideal para expressar uma idéia. Para que haja precisão, o emissor deve preocupar-se basicamente com a escolha do vocabulário, adequando a palavra ao contexto e às exigências da organização.

Obtém-se precisão:
 procurando a palavra certa, consultando, freqüentemente, o léxico da língua;
 ampliando o vocabulário ativo;
 tendo cuidado com os “sinônimos perfeitos”;
 evitando palavras desgastadas pelo uso e fórmulas feitas;
 testando a compreensão e, se necessário, refazendo a mensagem;
 revendo criteriosamente o texto e, se preciso, reescrevendo-o.

› Concisão
Significa o máximo de mensagem num mínimo de texto. Resulta de um trabalho de reflexão (o que escrever?) e de elaboração (como escrever?), concentrando-se o redator na essência da mensagem.

Obtém-se concisão:
 “enxugando” o texto, eliminando o supérfluo, observando, principalmente, o uso do adjetivo e do advérbio;
 evitando repetições ou emprego de palavras da mesma família;
 preferindo períodos curtos, coordenados, fugindo dos períodos subordinados longos e vagos;
 desenvolvendo o texto em torno de idéias principais, evitando acúmulo de idéias secundárias que enfraquecem as primeiras e dispersam o leitor.

› Coesão
Significa “costura” formal, isto é, a conexão que se estabelece entre palavras, estruturas e enunciados, que se justapõem e se articulam adequadamente, conferindo ao texto unidade.

Obtém-se coesão:
 observando criteriosamente o arranjo formal, a disposição de termos, orações, períodos e parágrafos no texto;
 mantendo a seqüência, a ordenação e a conexão;
 respeitando os elementos de transição, retomada e articulação;
 utilizando conectivos adequados às relações;
 evitando frases soltas, incompletas ou fragmentadas e intercalações em excesso.

› Coerência
Significa “costura” de idéias, isto é, a relação que permite criar a harmonia entre as partes que compõem o texto, de maneira que nada seja inadequado, contraditório ou desconexo, distribuindo-se as idéias de forma ordenada e criteriosa.

Obtém-se coerência:
 interligando as idéias com clareza, respeitando um nexo seqüencial;
 obedecendo ao critério lógico, temporal e espacial;
 observando as relações de pensamento;
 evitando ambigüidades, contradições, falhas de argumentação;
 analisando o emprego de sinônimos, homônimos e parônimos;
 respeitando a relação estabelecida pelos conectivos.