Agente de Pessoal

Fundamento legal: Decreto 2030/78; Decreto 3723/80; Decreto 11892/88; Decreto 31896/02; Lei 5427/09

Instrução processual é uma constante no dia-a-dia do Agente de Pessoal. 

Os documentos se constituem em processo de autuação, dispensável quando se referirem a fatos ou efeitos de trato e solução imediatos, não sendo necessário formar processo quando o assunto puder ser resolvido imediatamente.

Na autuação de expedientes cada Secretaria de Estado usa série própria e seqüencial, reiniciada a numeração a cada ano.

A numeração é imutável, ainda que o processo tramite fora de seu órgão de origem.  Dessa forma, pelo número do processo poderemos saber onde e quando foi autuado.


PROCESSO

As folhas inseridas no processo serão obrigatoriamente numeradas em ordem cronológica, considerando-se a capa do processo como a primeira.

A autenticação das folhas será feita no canto superior direito (carimbo padronizado), indicando-se o número do processo, a data de sua autuação, o número da folha, além da rubrica do primeiro informante daquela folha.  Este procedimento é importante e obrigatório.


JUNTADA

Ato pelo qual se insere a um processo, definitivamente, peça que dele deva fazer parte integrante.

Exemplo:

O servidor já possuindo processo de licença prêmio autua outro solicitando nova concessão.

O Protocolo Central FAETEC fará a juntada dos processos, retirando e eliminando a capa do segundo processo, inserindo as demais folhas ao final do primeiro e remunerando as folhas.

O ato da juntada é de competência exclusiva do Protocolo Central FAETEC.


ANEXAÇÃO (ou APENSAÇÃO)

Ato pelo qual se insere em processo, documento avulso ou outro processo, necessário a seu estudo ou apreciação, mas que dele não deva fazer parte integrante.

A peça anexada será colocada após a última folha do processo, separada por uma folha com a indicação “ANEXOS”.

Os anexos serão numerados em algarismo romano e conterão o número do processo e a rubrica do servidor que efetuou a anexação.

A peça anexada poderá, após análise, ser retirada, mediante recibo.

A anexação poderá ser feita na autuação ou em fase posterior.

Um processo ao ser anexado a outro será grampeado ao primeiro mantendo-se sua capa.  Lembre-se de que os despachos só serão feitos no processo que está em andamento, nunca no anexo.


TRAMITAÇÃO PROCESSUAL

O encaminhamento e a instrução de um processo deverão ser feitos com clareza, procurando-se sempre dar agilidade às soluções.

Somente se poderá suspender o andamento de processo administrativo, decorrente de requerimento, a critério do titular da Entidade.

Será sempre dada ciência ao requerente das notificações, exigências e solução do requerido.

PRAZOS

I – 24 horas para os despachos de simples encaminhamento.

II – 02 dias para a remessa do processo a outro órgão.

III – 08 dias para lançamento de informações (o prazo será interrompido em caso de exigência à parte ou pedido de pronunciamento de outro órgão, reiniciando-se a contagem a partir do cumprimento da exigência ou do recebimento da resposta)

IV – 10 dias para o cumprimento de exigências, pronunciamento sobre intervenção ou oferecimento de razões quanto a recurso de terceiro (o prazo poderá ser prorrogado por igual período, uma única vez, se o interessado o requerer, fundamentadamente)

V – 10 dias para o pronunciamento de terceiro convocado pela administração.

VI – 30 dias para emissão de pareceres e para a prolação de decisões (o prazo será interrompido em caso de exigência à parte ou pedido de pronunciamento de outro órgão, reiniciando-se a contagem a partir do cumprimento da exigência ou do recebimento da resposta).

VII – 20 dias para o pedido de reconsideração desde que o requerente ofereça elementos novos, capazes de justificar o reexame da questão.

VIII – 20 dias para interposição do recurso.

IX – 60 dias para o comparecimento do sucessor ao processo.

Contam-se os prazos:

- para servidores e autoridades: desde o efetivo recebimento do processo.

- para as partes e terceiros intervenientes: desde a notificação ou intimação.

Para o cômputo do prazo será excluído o dia do início e incluído o do vencimento que só poderão ocorrer em dia de expediente normal na repartição em que corra o processo.

Via de regra, os processos após solucionados são arquivados no órgão onde foram autuados.