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Rio mostra lições aprendidas com a implantação de Sistema de RH

Rio de Janeiro, 04-04-2014

As dificuldades na implantação do Sistema de Gestão de Recursos Humanos (SIGRH) e as lições aprendidas com esse processo, que levou cinco anos, foram os temas abordados pelo subsecretário de Administração de Pessoal da Secretaria de Planejamento e Gestão do Estado do Rio de Janeiro, Edson Teramatsu, durante o VII Congresso Consad de Gestão Pública, realizado em Brasília.

Teramatsu participou do painel “Aprendendo com os erros na implantação de sistemas de informação”, realizado no dia 27 de março.

Ele iniciou sua apresentação dando um panorama dos Recursos Humanos do Estado do Rio de Janeiro, que conta atualmente com 483.788 vínculos, que representam uma folha de R$ 1,6 bilhão por mês.

“Esses números mostram o tamanho da empreitada que foi trocar o sistema da folha de pagamento”, disse ele, explicando que foi como “trocar o motor do avião a 10 mil metros de altura ou trocar o pneu da bicicleta com ela andando”.

O subsecretário lembrou que, antes da implantação do SIGRH, o Estado usava o sistema SAPE, que tinha muitas restrições e era pouco confiável. Antes de trocar o sistema, porém, a Seplag realizou duas ações fundamentais: a conformidade do cadastro e da folha e iniciou a identificação biométrica de todos os servidores ativos, inativos e pensionistas.

Em setembro de 2008, o Estado começou o processo de licitação para a compra de um sistema que viria a se transformar no SIGRH. O projeto contou com recursos do Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID) e a Techne foi a empresa que venceu a licitação. A implantação foi iniciada em junho de 2009.

Segundo Teramatsu, “a ideia era implantar o sistema em dois anos e ter mais dois anos de manutenção, mas logo no início detectamos que esse prazo era inviável”. O trabalho acabou levando cinco anos e a implantação do sistema em todos os órgãos do Estado estará concluída em junho de 2014.

A primeira dificuldade percebida foi a implantação generalizada do sistema. A Seplag decidiu segmentar a implantação, que foi iniciada em apenas cinco órgãos escolhidos estrategicamente para ser o piloto do processo. A implantação nesses órgãos foi concluída em janeiro de 2011 e toda a Administração Direta foi concluída em junho de 2012. Em julho do ano passado o SIGRH foi implantado em 16 órgãos da Administração Indireta.

Edson Teramatsu salientou a importância da criação de uma equipe de implantação, formada por analistas de RH da Seplag muito experientes e analistas de Tecnologia da Informação do Proderj.

Ele explicou que o processo de implantação obedeceu às seguintes etapas: capacitação dos gestores, parametrização, migração dos dados, programação da folha, programação da contagem de tempo de serviço, customização do Ergon em SIGRH, integração com os demais sistemas paralelos que havia no Estado, o que foi analisado, mas acabou não acontecendo, capacitação dos usuários, testes em paralelo, processando-se a folha pelos dois sistemas simultaneamente para averiguar inconsistências e, finalmente, sistema em produção.

Quanto aos resultados alcançados, Teramatsu destacou que enquanto no SAPE 58,25% da folha de pagamento era calculada e 41,76%, informada, no SIGRH a automatização chega a 86,73%, enquanto os atributos são apenas 13,27% da folha. “Isso significa que o SIGRH protege atualmente R$ 6,18 bilhões anuais da folha de pagamento, que antes eram vulneráveis”, disse ele.

Além disso, explicou que a sua Subsecretaria criou coordenadorias para lidar com o SIGRH de diversas formas. Essas coordenadorias são: Coordenadoria de Relacionamento, para atender os usuários do sistema; Coordenadoria de Gestão das Aplicações e Coordenadoria de Gestão do Processamento.

Para finalizar, Edson Teramatsu listou as principais lições aprendidas. Para ele, um sistema de gestão de RH não é solução de prateleira, não há receita de bolo, a experiência do fornecedor faz diferença, a implantação do sistema exige uma equipe de analistas de RH experiente e com disponibilidade integral, é necessário conhecer plenamente os fundamentos legais e as rotinas descentralizadas, a base de dados deve ser melhorada antes da implantação do sistema, a alta gerência deve estar envolvida e a redução dos custos com a folha não deve ser o principal objetivo de um novo sistema de RH. Como última mensagem aos participantes do painel, Teramatsu lembrou que “nenhum sistema resolve o problema; quem resolve são as equipes”.

Fonte: Seplag